Zgłoszenia wewnętrzne
Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r. poz.928) w art. 24 i 25 ust.1 nałożyła na organ publiczny zadania związane z przyjmowaniem zgłoszeń wewnętrznych o naruszeniu prawa i podejmowania działań następczych.
Procedura przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych naruszenia prawa w Urzędzie Miasta Płocka i podejmowania działań następczych wprowadzona została zarządzeniem nr 342/2024 Prezydenta Miasta Płocka z dnia 25 września 2024 roku.
1. Kto może być sygnalistą?
Sygnalistą jest osoba fizyczna lub prawna, która zgłasza informacje o naruszeniu prawa uzyskane w kontekście związanym z pracą w Urzędzie Miasta Płocka lub na rzecz Urzędu, w tym:
- pracownik, pracownik tymczasowy,
- osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
- przedsiębiorca, prokurent, akcjonariusz lub wspólnik;
- członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej,
- osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy,
- stażysta, wolontariusz; praktykant;
- funkcjonariusz w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin (Dz. U. z 2023 r. poz. 1280, 1429 i 1834);
- żołnierz w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy
z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny (Dz. U. z 2024 r. poz. 248 i 834).
2. Czego może dotyczyć zgłoszenie?
Przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego mogą być działania lub zaniechania niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:
- korupcji; zamówień publicznych;
- usług, produktów i rynków finansowych; przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
- bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
- bezpieczeństwa transportu;
- ochrony środowiska; ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
- bezpieczeństwa żywności i pasz; zdrowia i dobrostanu zwierząt; zdrowia publicznego;
- ochrony konsumentów;
- ochrony prywatności i danych osobowych; bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
- interesów finansowych Skarbu Państwa RP, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
- rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
- konstytucyjnych wolności i praw człowieka
i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i
niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w ppkt. 1-16.
Procedura zgłoszeń wewnętrznych w Urzędzie Miasta Płocka dopuszcza także możliwość zgłaszania informacji o naruszeniach dotyczących obowiązujących regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych, które zostały ustanowione w Kodeksie Etyki Pracownika Urzędu Miasta Płocka.
3. Jak można przesłać zgłoszenie do Urzędu Miasta Płocka?
- za pomocą poczty elektronicznej na adres:zgloszenia@plock.eu;
- za pomocą wydrukowanego formularza w zabezpieczonej kopercie, na adres do kontaktu: Urząd Miasta Płocka, pl. Stary Rynek 1, 09-400 Płock z dopiskiem na kopercie, np. „zgłoszenie nieprawidłowości”, „Pełnomocnik ds. Zgłaszania Naruszeń – do rąk własnych”;
- telefonicznie do Pełnomocnika, który dokumentuje zgłoszenie wewnętrzne w formie wstępnej karty zgłoszenia;
- osobiście - na wniosek sygnalisty, podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku.
4. Co powinno zawierać zgłoszenie?
Zgłoszenie powinno zawierać:
- orientacyjny lub precyzyjny termin zdarzenia,
- opis nieprawidłowości, w tym również: dane osoby, która dopuściła się naruszenia prawa, tj. imię, nazwisko, a jeśli wskazanie osoby nie jest możliwe – nazwę komórki organizacyjnej Urzędu (wydziału, biura, referatu) lub zespołu zadaniowego,
- dane kontrahenta Urzędu - jeżeli sygnalistą jest osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy.
- imię i nazwisko zgłaszającego,
- adres do kontaktu.
Zgłoszenie może zostać uzupełnione zebranymi dowodami i wykazem świadków.
Podanie danych osobowych określonych w formularzu zgłoszenia jest niezbędne do skutecznego zgłoszenia naruszenia prawa i przekazania informacji zwrotnej w zakresie podjętych działań przez Urząd. Podanie dodatkowych danych osobowych jest dobrowolne.
Zgłoszenia anonimowe nie będą rozpatrywane.
5. Zasada poufności zgłoszenia
Prezydent Miasta Płocka gwarantuje, że procedura zgłoszeń wewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.
6. Ochrona prawna sygnalisty
1) Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą. Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.
2) Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej "Monitor Polski" przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, lub prawo do zadośćuczynienia.
7. Informacja o przetwarzaniu danych osobowych sygnalisty
Przy realizowaniu wszelkich czynności podejmowanych na podstawie ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów oraz procedury przyjmowania zgłoszeń naruszenia prawa w Urzędzie Miasta Płocka i podejmowania działań następczych, w ramach których przetwarzane są dane osobowe, stosuje się obowiązujące przepisy z zakresu ochrony danych osobowych, w szczególności rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej RODO).
Administratorem danych osobowych osób dokonujących zgłoszenia naruszenia prawa oraz będących przedmiotem tego zgłoszenia i późniejszych działań jest Prezydent Miasta Płocka, z siedzibą w Urzędzie Miasta Płocka, pl. Stary Rynek 1, 09-400 Płock.
Z Inspektorem Ochrony Danych można kontaktować się poprzez pocztę elektroniczną: iod@plock.eu.
Cel i podstawa przetwarzania danych osobowych
1) w celu rozpatrzenia przesłanego zgłoszenia naruszenia prawa i podejmowania działań następczych;
2) na podstawie art. 6 ust. 1 lit c ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO) przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze w związku z przepisami ustawy z dnia 14 czerwca 2024 o ochronie sygnalistów.
3) dane osobowe oraz dokumenty związane ze zgłoszeniem przechowywane są przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działanie następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami lub po przekazaniu zgłoszenia do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych. Po upływie tego okresu dane osobowe zostają bezpowrotnie usunięte, a dokumenty związane ze zgłoszeniem zniszczone; ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach nie stosuje się.
4) dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
Odbiorcy danych osobowych: Odbiorcami danych osobowych mogą być organy władzy publicznej oraz podmioty wykonujące zadania publiczne lub działające na zlecenie organów władzy publicznej w zakresie i w celach, które wynikają z przepisów powszechnie obowiązującego prawa oraz inne podmioty, które na podstawie stosownych umów i porozumień zawartych z administratorem przetwarzają dane osobowe na jego polecenie, w tym podmioty zapewniające obsługę informatyczną.
Zgodnie z RODO osobie, której dane są przetwarzane, przysługuje prawo:
- dostępu do swoich danych osobowych;
- żądania sprostowania danych osobowych, gdy są niezgodne ze stanem rzeczywistym;
- usunięcia danych lub ograniczenia ich przetwarzania, w przypadkach przewidzianych prawem;
- wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.- Data publikacji: 4 miesiące temu (środa, 07 maja 2025, godzina 09:28)
- Osoba publikująca: Konrad Kozłowski
- Nadzór nad treścią: Anna Domańska - Wydział Organizacyjny
- Ilość wyświetleń: 2 316
- Dokument nie był aktualizowany od momentu publikacji