Załącznik do zarządzenia Nr 1320/04
INSTRUKCJA OBIEGU KORESPONDENCJI W URZĘDZIE MIASTA PŁOCKAZałącznik do zarządzenia Nr 1320/04
Prezydenta Miasta Płocka
z dnia 30 stycznia 2004 roku
INSTRUKCJA OBIEGU KORESPONDENCJI W URZĘDZIE MIASTA PŁOCKA
1.Biuro Obsługi Klienta przyjmuje bezpośrednio od wnioskodawcy korespondencję :
na stanowisku w “Biurze podawczym” - korespondencja jest rejestrowana i przekazywana do kancelarii ogólnej
na stanowiskach merytorycznych – korespondencja jest przekazywana bezpośrednio na stanowisko obsługi kancelaryjnej właściwej komórki organizacyjnej.
2.W kancelarii ogólnej przyjmowana jest korespondencja z placówki pocztowej; którą odbiera
pracownik posiadający imienne upoważnienie w każdym dniu roboczym; przed odbiorem
sprawdza ilość odebranej korespondencji, prawidłowość zaadresowania, stan opakowania oraz
potwierdza odbiór przesyłek poleconych i za zwrotnym poświadczeniem odbioru. W przypadku
zastrzeżeń co do ilości czy stanu opakowania – odnotowanie tego faktu odbywa się
niezwłocznie w formie protokolarnej, gdzie stronami są pracownik Urzędu Miasta i pracownik
placówki pocztowej.
3. Kancelaria ogólna korespondencję otrzymaną z :
- poczty – segreguje, dokonuje jej rejestracji “od ręki “ i przekazuje adresatom,
- z “Biura podawczego” - przekazuje poszczególnym komórkom organizacyjnym za
pokwitowaniem w rejestrze.
4.W przypadku, gdy adresatem pisma jest Prezydent Miasta, Zastępca Prezydenta, Sekretarz lub
Skarbnik, pracownik kancelarii ogólnej dostarcza korespondencję do odpowiedniego sekretariatu
P/VP/SM/SK/.
5. Pracownik sekretariatu P/VP/SM/SK przyjmuje za pokwitowaniem korespondencję od:
a/ pracownika kancelarii ogólnej,
b/ pracownika innego sekretariatu (po dekretacji),
c/ pracowników Urzędu Miasta w przypadku pism wewnętrznych adresowanych do
P/VP/SM/SK,
d/ w wyjątkowych sytuacjach od innych osób ( starsze lub niepełnosprawne).
6.Korespondencja przekazywana P/VP/SM/SK osobiście podczas spotkań lub określona w pkt. 5
ppkt “d” winna być przekazana asystentowi do rejestracji w Biurze Obsługi Klienta w tym
samym dniu.
7. Pracownik sekretariatu rejestruje korespondencję w dzienniku korespondencji.
8.Po zarejestrowaniu pracownik sekretariatu umieszcza korespondencję w teczce
korespondencyjnej i przekazuje zwierzchnikowi do dekretacji tego samego lub najdalej
następnego dnia.
9. Zwierzchnik dekretuje korespondencję zgodnie z zapisami rozdziału V Instrukcji kancelaryjnej.
10.Pracownik sekretariatu Prezydenta zawiadamia pracownika ds. organizacyjnych wydziału, do
którego adresowane jest pismo, o korespondencji do odbioru – najpóźniej w dniu następnym po
otrzymaniu pisma zadekretowanego przez Prezydenta.
11.Pracownik ds. organizacyjnych wydziału odbiera korespondencję z kancelarii ogólnej –
codziennie, z sekretariatu P/VP/SM/SK/-niezwłocznie po zawiadomieniu. Przyjętą
korespondencję pracownik przekazuje niezwłocznie dyrektorowi wydziału do dekretacji.
12.Dyrektor wydziału dokonuje dekretacji korespondencji na określone stanowisko pracy i zwraca
ją pracownikowi ds. organizacyjnych w dniu otrzymania korespondencji lub najpóźniej w dniu
następnym.
13.Obieg korespondencji wewnątrz wydziału określają procedury załatwiania poszczególnych
spraw.
14.Korespondencję wychodzącą pracownik załatwiający sprawę kopertuje i przekazuje do
kancelarii ogólnej celem dokonania ekspedycji – niezwłocznie po podpisaniu, otrzymując
potwierdzenie nadania przesyłki pieczęcią kancelarii Urzędu.
15.Korespondencja wychodząca jest ekspediowana drogą pocztową bądź za pośrednictwem
stanowisk merytorycznych w Biurze Obsługi Klienta w przypadku osobistego odbioru.
16. Pracownik kancelarii ogólnej wysyła pismo pocztą. Korespondencja dostarczona do kancelarii
ogólnej codziennie do godz. 15.00 ( 17.00 – środa) jest wysyłana droga pocztową tego
samego dnia.
17. Do dekretacji pism stosuje się następujące skróty:
p.m. - “proszę mówić”- co oznacza, że otrzymujący pismo powinien w tej sprawie mówić z
wydającym dyspozycje przed przystąpieniem do załatwienia sprawy,
p. r. - “ proszę referować” - co oznacza, że otrzymujący pismo po przygotowaniu projektu
załatwienia sprawy powinien omówić go z wydającym dyspozycję,
u.o - “udzielić odpowiedzi” - co oznacza, że osoba otrzymująca pismo winna udzielić
odpowiedzi w całości i przedstawić ją do podpisu – w razie konieczności współpracy
kilku komórek organizacyjnych osoba ta koordynuje wykonanie zadania,
m.p - “ mój podpis”- co oznacza, że wydający dyspozycję zastrzega sobie prawo podpisania
pisma załatwiającego sprawę,
a/a - “ ad akta” - co oznacza, że pismo należy dołączyć do akt sprawy.
18.W przypadku wskazania w dekretacji kilku komórek organizacyjnych, osobą odpowiedzialną za
udzielenie kompleksowej odpowiedzi jest kierownik komórki organizacyjnej wskazany jako
pierwszy w dekretacji. Kierownik ten otrzymuje oryginał pisma, a pozostali kopie.
19.W przypadku błędnej dekretacji otrzymujący pismo winien je zwrócić natychmiast osobie
wydającej dyspozycję.
20.Sekretariaty P/VP/SM/SK/ w razie potrzeby przygotowują historię obiegu dokumentów
wskazanych przez przełożonych.
21.Sekretariaty lub wskazani pracownicy wydziałów, biur oraz kancelarii są zobowiązani do
przedstawienia dyrektorom bądź kierownikom wskazanych jednostek informacje na temat
terminowości i sposobu załatwiania spraw w toku w ostatnim dniu każdego miesiąca.
22.Korespondencja wpływająca do Urzędu w formie faxu i e-mail podlega także
ewidencjonowaniu. Do czasu wprowadzenia w Urzędzie podpisu elektronicznego, przewidziane
do rozpatrzenia(załatwienia) sprawy przekazywane w powyższy sposób wymagają
potwierdzenia własnoręcznym podpisem przez zainteresowanego w sytuacjach
przewidywanych przepisami prawa. Pracownik Urzędu winien poinformować zainteresowanego
o konieczności złożenia własnoręcznego podpisu na piśmie.
23.Korespondencja elektroniczna wpływająca do Urzędu za pośrednictwem formularza
zamieszczonego na stronie internetowej Urzędu jest przekazywana do skrzynek poszczególnych
wydziałów, ewidencjonowana i rozdysponowywana zgodnie z treścią, zaś wpływająca do
skrzynek poszczególnych pracowników jest przez nich niezwłocznie przesyłana do skrzynek
wydziałów wg. kompetencji. Odpowiedzialność za kwalifikację korespondencji elektronicznej
jako pisma w sprawie urzędowej ponosi dysponujący danym kontem pocztowym.
24. Obieg korespondencji niejawnej i poufnej określają odrębne przepisy.
- Data publikacji: 22 lata temu (poniedziałek, 02 lutego 2004, godzina 11:31)
- Osoba publikująca: Konrad Kozłowski
- Nadzór nad treścią: Konrad Kozłowski
- Ilość wyświetleń: 2 697 046
- Dokument nie był aktualizowany od momentu publikacji