Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 3554/05
Instrukcja ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania w Urzędzie Miasta Płocka.Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 3554/05
Prezydenta Miasta Płocka
z dnia 3 czerwca 2005 r.
Instrukcja ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania w Urzędzie Miasta Płocka.
1.Druki ścisłego zarachowania są to formularze powszechnego użytku w zakresie których obowiązuje specjalna ewidencja, mająca zapobiegać ewentualnym nadużyciom wynikającym z ich stosowania.
2.Druki ścisłego zarachowania podlegają oznakowaniu (ponumerowaniu), ewidencji, kontroli i zabezpieczeniu. Ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzi się w specjalnie do tego celu założonej księdze. W księdze tej rejestruje się pod odpowiednią datą: liczbę, numery przyjętych, wydanych i zwróconych formularzy oraz wprowadza się każdorazowo stan poszczególnych druków ścisłego zarachowania.
3.Do druków ścisłego zarachowania zalicza się formularze, w stosunku do których wskazana jest wzmożona kontrola.
W Urzędzie Miasta Płocka do druków ścisłego zarachowania zalicza się:
- czeki gotówkowe,
- karty drogowe,
- dowody wpłaty,
- dowody wpłaty KP,
- dowody wypłaty KW,
- arkusze spisu z natury,
- kwitariusze przychodowe.
4.Dokładna ewidencja tych druków stanowi podstawę gospodarki drukami ścisłego zarachowania.
5.Ewidencja druków ścisłego zarachowania polega na:
a) przyjęciu druków ścisłego zarachowania niezwłocznie po ich otrzymaniu,
b) bieżącym wpisaniu przychodu, rozchodu i zapasów druków w księdze druków ścisłego zarachowania,
c) oznaczeniu numerem ewidencyjnym druków nie posiadających serii i numerów nadanych przez drukarnię.
6.Jednostka zobowiązana jest umożliwić pracownikowi odpowiedzialnemu za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania należyte przechowywanie tych druków w miejscu zabezpieczonym przed kradzieżą lub zniszczeniem.
7.Oznaczenia druków ścisłego zarachowania, które nie posiadają nadawanych przez drukarnię serii i numerów, dokonuje się w sposób następujący:
- każdy egzemplarz druku oznaczyć napisem:
DRUK ŚCISŁEGO ZARACHOWANIA
URZĄD MIASTA PŁOCKA
- każdy egzemplarz należy oznaczyć kolejnym numerem ewidencyjnym.
8.Poszczególne bloki dowodów wpłaty i wypłaty należy ponumerować w momencie przyjęcia i wpisać w księdze druków ścisłego zarachowania.
9.Druki ścisłego zarachowania należy numerować w sposób uniemożliwiający ich zmianę, np. ustalenia znaku i serii, nadanie numeru i podpisanie przez osobę odpowiedzialną za ewidencję druków ścisłego zarachowania.
10. Ewidencję wszystkich druków ścisłego zarachowania należy prowadzić odrębnie dla każdego rodzaju w księdze o ponumerowanych stronach. Gotowe druki księgi ścisłego zarachowania są do nabycia w drukarni. Na ostatniej stronie należy wpisać: księga zawiera ............ stron, słownie ........... , kolejno ponumerowanych, przesznurowanych, a następnie zaopatrzonych podpisem osoby skarbnika lub osób przez niego upoważnionych.
11. Zapisy w księdze druków ścisłego zarachowania powinny być dokonywane czytelnie atramentem lub długopisem w kolorze czarnym lub niebieskim. Niedopuszczalne jest jakiekolwiek wycieranie lub wyskrobywanie omyłkowych zapisów. Omyłkowy zapis należy przekreślić tak, aby można go było odczytać i wpisać zapis prawidłowy. Osoba dokonująca poprawki powinna obok wniesionej poprawki umieścić swój podpis i datę dokonania czynności.
12. Błędnie wypełniane druki powinny być anulowane przez wpisanie adnotacji „anulowano” wraz z datą i czytelnym podpisem osoby dokonującej tej czynności. Anulowane druki należy pozostawić w bloku, a luźne druki należy przechowywać w przeznaczanym dla tego celu segregatorze lub teczce.
13. Pobranie nowego druku (bloku) może nastąpić wyłącznie po zdaniu kopii bloku wykorzystanego oraz rozliczeniu z poprzednio pobranych druków.
14. Druki ścisłego zarachowania, księgi ewidencyjne oraz wszelką dokumentację dotyczącą gospodarki drukami ścisłego zarachowania należy przechowywać przez okres 5 lat. Dotyczy to także druków anulowanych.
15. Za należyte przechowywanie pieczęci służących do cechowania druków ścisłego zarachowania odpowiedzialny jest pracownik prowadzący gospodarkę druków ścisłego zarachowania.
16. Druki ścisłego zarachowania powinny być inwentaryzowane nie rzadziej niż raz w roku. Komisja inwentaryzacyjna jest obowiązana ustalić stan faktyczny druków ścisłego zarachowania u osób dokonujących operacji tymi drukami. W arkuszach spisu z natury należy podać: rodzaje, serie i numery druków oraz wymienić ich liczbę.
17. W przypadku zmiany osoby odpowiedzialnej za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania należy sporządzić protokół zdawczo-odbiorczy. W przypadku zaginięcia lub kradzieży druków ścisłego zarachowania należy niezwłocznie sporządzić protokół zaginięcia i przeprowadzić inwentaryzację druków i ustalić liczbę i cechy (numery, serie) zaginionych druków. W przypadku zaginięcia czeków należy niezwłocznie powiadomić bank finansujący, który czeki wydał, a w uzasadnionych przypadkach należy zawiadomić policję.
18. Wszystkie zawiadomienia o zaginięciu druków ścisłego zarachowania powinny zawierać
następujące dane:
a) liczbę zaginionych druków względnie bloków z podaniem ilości egzemplarzy w każdym komplecie druków,
b) dokładne cechy zaginionych druków - numer, seria, symbol,
c) datę zaginięcia druków,
d) okoliczności zaginięcia,
e) miejsce zaginięcia druków,
f) nazwę i dokładny adres jednostki ewidencjonującej druki.
19. W przypadku ewentualnego zniszczenia druków ścisłego zarachowania należy sporządzić protokół, który powinien być przechowywany przez osobę odpowiedzialną za gospodarkę drukarni ścisłego zarachowania.
20. Osobami odpowiedzialnymi za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania są:
Wiesława Krzębka - Wydział Skarbu i Budżetu
Grażyna Rumińska – Wydział Skarbu i Budżetu
Ewa Chorążewicz-Duda – Wydział Skarbu i Budżetu
Krystyna Łukasiak – Wydział Skarbu i Budżetu
Anna Tomaszewska - Wydział Skarbu i Budżetu
Małgorzata Bromczewska - Wydział Skarbu i Budżetu
Anna Szymańska - Wydział Skarbu i Budżetu
Teresa Biniewicz - Wydział Skarbu i Budżetu
Karolina Banach – Wydział Organizacji i Spraw Administracyjnych
- Data publikacji: 21 lat temu (środa, 15 czerwca 2005, godzina 09:58)
- Osoba publikująca: Konrad Kozłowski
- Nadzór nad treścią: Konrad Kozłowski
- Ilość wyświetleń: 2 695 179
- Dokument nie był aktualizowany od momentu publikacji