Zarządzenie Nr 985/07 z dnia 07 września 2007r.

zmieniające zarządzenie Nr 325//07 z dnia 28 lutego 2007 r. w sprawie instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych

---

Zarządzenie Nr 985/07
Prezydenta Miasta Płocka
z dnia 07 września 2007r.

zmieniające zarządzenie Nr 325//07 z dnia 28 lutego 2007 r. w sprawie instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych

Na podstawie art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.), art. 44 ust. 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) oraz § 8 ust. 1 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Płocka, ustalonego zarządzeniem Nr 164/2007 Prezydenta Miasta Płocka z dnia 30 stycznia 2007 r., z uwzględnieniem „Standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych”, określonych w Komunikacie Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. (Dz. Urz. MF Nr 7, poz. 58) zarządza się co następuje:


§ 1

W zarządzeniu Nr 325/07 Prezydenta Miasta Płocka z dnia 28 lutego 2007 r. w sprawie instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych, zmienionej zarządzeniem Nr 381/07 z dnia 15 marca 2007 r. wprowadza się następujące zmiany:

1)w rozdziale 4 w § 7 „Kontrola dowodów księgowych” w pkt 5 po wyrazach „zgodnie z § 5 pkt 10” dodaje się zdanie w brzmieniu: „Dokonujący kontroli merytorycznej nie może jednocześnie zatwierdzać dowodów księgowych do wypłaty.”,
2)w rozdziale 4 w § 7 po wyrazach „pieczątki nr 3 z załącznika nr 2” dodaje się zdanie w brzmieniu: „W przypadku, gdy na zadaniach budżetowych ustanowiony jest inspektor nadzoru, wymagane jest zastosowanie (oprócz pieczątki o kontroli merytorycznej) pieczątki wg wzoru pod poz. 3a w załączniku Nr 2 do instrukcji. Upoważnionym do podpisu tej pieczątki jest inspektor sprawujący nadzór nad wykonaniem zadania budżetowego lub osoba go zastępująca.”,
3)w rozdziale 4 w § 7 na końcu po wyrazach „ww. instrukcji” dodaje się zdanie w brzmieniu:
„Gdy delegowanym jest kierownik danej komórki organizacyjnej, podczas jego nieobecności źródło finansowania określa osoba go zastępująca.”,
4)w rozdziale 5 w § 8 „Rodzaje dowodów księgowych” w pkt I „Dowody kasowo-bankowe” w ppkt 4 „Raport kasowy RK” na końcu po wyrazach „od daty jej stwierdzenia” dodaje się zdanie w brzmieniu: „Raport kasowy sporządzany jest oddzielnie dla każdego rachunku bankowego.”,
5)w rozdziale 5 w § 8 w pkt I w ppkt 7 „Wniosek o zaliczkę” po zdaniu: „W wyjątkowych sytuacjach zaliczki mogą być udzielane w kwocie wyższej (z zachowaniem przepisów określonych w przepisach o swobodzie działalności gospodarczej), gdy wniosek będzie zatwierdzony przez Kierownika lub Sekretarza” dodaje się zdanie w brzmieniu: „Warunkiem otrzymania kolejnej zaliczki jest rozliczenie poprzedniej. W przypadku wyjazdu zagranicznego istnieje możliwość otrzymania kilku zaliczek, tj. w walucie polskiej na pokrycie wydatków w kraju i w walucie obcej na pokrycie wydatków za granicą.”,
6)w rozdziale 5 w § 8 w pkt II „Dowody zakupu” ostatnie zdanie: „Również faktury/rachunki wystawione w danym miesiącu należy składać do Oddziału Finansowo-Księgowego do realizacji najpóźniej do 8-go dnia następnego miesiąca z zachowaniem zapisów pkt 19 dotyczącego Faktury VAT/rachunek dostawcy” otrzymuje brzmienie: „Również faktury/rachunki lub inne dokumenty powodujące powstanie zobowiązań, wystawione w danym miesiącu należy składać do Oddziału Finansowo-Księgowego do realizacji najpóźniej do 8-go dnia następnego miesiąca z uwzględnieniem treści ppkt 19 „Faktura VAT/rachunek dostawcy.”,
7)w rozdziale 5 w § 8 w pkt II w ppkt 18 „Umowa, zlecenie, zamówienie i inne dokumenty powodujące powstanie zobowiązań” zdania: „W przypadku zawarcia umów-zleceń z osobami fizycznymi, należy dołączyć wypełnione i podpisane przez zleceniobiorcę oświadczenie dotyczące jego ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego (druk stanowi załącznik Nr 4 do instrukcji). Umowę-zlecenie (1 egzemplarz) lub kopię wraz z oświadczeniem należy przedłożyć w komórce finansowej najpóźniej 3 dnia roboczego od dnia zawarcia umowy z uwagi na konieczność zarejestrowania zleceniobiorcy w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych” otrzymują brzmienie: „W przypadku zawarcia z osobami fizycznymi umów-zleceń, umów o dzieło lub innych umów o podobnym charakterze, np. umów stypendialnych, należy do umowy załączyć wypełnione i podpisane przez zleceniobiorcę oświadczenie dotyczące jego ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego wg wzoru stanowiącego załącznik Nr 4 do instrukcji.
Jeden egzemplarz umowy lub jej kopię wraz z oświadczeniem należy przedłożyć w komórce finansowej najpóźniej 3 dnia roboczego od dnia zawarcia umowy, z uwagi na konieczność zarejestrowania osoby w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych.”,
8)w rozdziale 5 w § 8 w pkt II w ppk 19 „Faktura VAT/rachunek dostawcy” zdanie: „Faktura/rachunek wystawiona w danym miesiącu musi być dostarczona do komórki finansowej w terminie do 8-go dnia następnego miesiąca z uwagi na konieczność sporządzenia sprawozdawczości budżetowej zgodnie z przepisami” otrzymuje brzmienie:„Faktura/rachunek lub inny dokument powodujący powstanie zobowiązań, wystawiony w danym miesiącu musi być dostarczony do komórki finansowej w terminie do 8-go dnia następnego miesiąca z uwagi na konieczność sporządzenia sprawozdawczości budżetowej zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.”,
9)w rozdziale 5 w § 8 w pkt II w ppkt 24 lit. c „inne” na końcu dodaje się zdanie: „Wewnętrzne zlecenie płatności składek PFRON, potraceń z listy płac, np. podatku dochodowego od osób fizycznych, składek na ubezpieczenia społeczne, PZU, Commercial Union itp. sporządzane jest w Oddziale Finansowo-Księgowym. Zlecenie podpisuje Kierownik tego Oddziału lub osoba go zastępująca. Zlecenie wymaga podpisu osoby sprawdzającej pod względem formalno-rachunkowym oraz zatwierdzenia przez Skarbnika Miasta lub osobę przez niego upoważnioną. Do zlecenia załącza są kserokopię deklaracji wpłaty na PFRON, deklaracji DRA itp.”,
10)w rozdziale 5 w § 8 w pkt II dodaje się ppkt 32 w brzmieniu:
„32 Polisy ubezpieczeniowe
Przeznaczenie:
Służy do udokumentowania ubezpieczenia osób lub majątku.
Opracowanie i obieg:
Polisy ubezpieczeniowe sporządzają firmy ubezpieczeniowe na wniosek Urzędu Miasta. Pracownicy komórek merytorycznych dokonują kserokopii polisy, która podlega opisowi zgodnie z § 7. Oryginał polis do dnia ubezpieczenia pozostaje w komórce merytorycznej. Po upływie terminu oryginał polisy podlega zwrotowi do komórki finansowej.”,
11)w rozdziale 5 w § 8 w pkt III „Dokumentacja wypłaty wynagrodzeń” w ppkt 34 „Lista płac” zdanie: „Wypłaty wynagrodzeń mogą być realizowane w formie gotówkowej lub bezgotówkowej (przelew na wskazany przez pracownika rachunek bankowy)” otrzymuje brzmienie: „Wypłaty wynagrodzeń ze stosunku pracy dokonuje się przelewem na osobiste konta pracowników, po wyrażeniu przez nich pisemnej zgody na taki sposób wypłaty wynagrodzenia; w pozostałych przypadkach wynagrodzenia wypłacane są przez kasjera w kasie Urzędu.”,
12)w rozdziale 5 w § 8 w pkt III w ppkt 37 „Zaświadczenie o wynagrodzeniu” zdanie: „Zaświadczenie o wynagrodzeniu podpisywane jest przez Skarbnika lub Dyrektora Wydziału Skarbu i Budżetu lub Kierownika Oddziału Finansowo-Księgowego lub Kierownika Referatu Obsługi Finansowo-Księgowej i Majątkowej (lub podczas jego nieobecności Kierownika Referatu Wydatków Budżetowych)”otrzymuje brzmienie: „Zaświadczenie o wynagrodzeniu podpisywane jest przez osobę sporządzającą (pracownika komórki ds. płac) i Skarbnika lub Dyrektora Wydziału Skarbu i Budżetu lub Kierownika Oddziału Finansowo-Księgowego lub Kierownika Referatu Obsługi Finansowo-Księgowej i Majątkowej (lub podczas jego nieobecności Kierownika Referatu Wydatków Budżetowych).”,
13)w rozdziale 5 w § 8 w pkt IV „Dokumentacja własna księgowości” w ppkt 39 „Nota księgowa” zdanie: „Noty księgowe wewnętrzne - sporządzane są przez pracownika z komórki finansowej w 4 egzemplarzach. Oryginał noty księgowej przesyła się listem poleconym do kontrahenta, którego operacja dotyczy, pierwsza kopia stanowi podstawę do dokonania zapisów w ewidencji księgowej i podlega przechowywaniu w aktach komórki finansowej, druga kopia zostaje przekazana do komórki organizacyjnej, natomiast trzecia kopia pozostaje w bloczku” otrzymuje brzmienie: „Noty księgowe wewnętrzne - sporządzane są przez pracownika komórki finansowej w 4 egzemplarzach na podstawie dyspozycji pracownika komórki merytorycznej, zawierającej informacje niezbędne do wystawienia noty. Oryginał noty księgowej przesyła się listem poleconym do kontrahenta, którego operacja dotyczy, pierwsza kopia stanowi podstawę do dokonania zapisów w ewidencji księgowej i jest przechowywana w aktach komórki finansowej, natomiast druga kopia zostaje przekazana do komórki organizacyjnej a trzecia kopia pozostaje w bloczku.”,
14)w rozdziale 6 w § 9 po wyrazach „pozostałe dowody księgowe i dokumenty – 5 lat” dodaje się zdanie w brzmieniu: „Jeżeli występują odrębne procedury dotyczące projektów unijnych, faktury i inne dokumenty dotyczące tych projektów podlegają archiwizacji zgodnie z tymi procedurami.”,
15)w załączniku Nr 2 do instrukcji pn: „Wykaz wzorów pieczęci zatwierdzających dowody księgowe” po poz. 3 dodaje się poz. 3a w brzmieniu:
„3a. Roboty, usługi oraz dostarczone towary
wymienione na rachunku/fakturze
zostały wykonane i przyjęte
Data ..................... Podpis .....................”


§ 2

Wykonanie zarządzenia powierza się Skarbnikowi Miasta Płocka.


§ 3

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.


Prezydent Miasta Płocka
/-/ Mirosław Milewski

Katalogi zarządzeń:

---

Wszystkie Zarządzenia

---