Zarządzenie Nr 3603/09 z dnia 06 sierpnia 2009r.

w sprawie ustalenia Procedur kontroli finansowej w Urzędzie Miasta Płocka

---

 

Zarządzenie Nr 3603/09
Prezydenta Miasta Płocka
z dnia 06 sierpnia 2009 r.

w sprawie ustalenia Procedur kontroli finansowej w Urzędzie Miasta Płocka

 Na podstawie art. 47 ust. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) oraz komunikatu Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Ministra Finansów Nr 7,  poz. 58)  Prezydent Miasta Płocka zarządza, co następuje:

§ 1.

Ustala się Procedury kontroli finansowej w Urzędzie Miasta Płocka, stanowiące załącznik do niniejszego zarządzenia.

§ 2.

1. Procedury kontroli finansowej obowiązują wszystkich pracowników Urzędu Miasta Płocka – każdego przy wykonywaniu powierzonych mu obowiązków.

2. Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierza się zastępcom Prezydenta, Sekretarzowi, Skarbnikowi i Dyrektorowi Kancelarii Prezydenta – każdemu w zakresie wykonywanych zadań.

§ 3.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

 

Prezydent Miasta Płocka
/-/Mirosław Milewski

 

 

 

 

 

 

 

Załącznik
do zarządzenia Nr 3603/09
Prezydenta Miasta Płocka
z dnia 06 sierpnia 2009 r.

Procedury kontroli finansowej w Urzędzie Miasta Płocka

§ 1.

Kontrola finansowa jest procesem zintegrowanym z bieżącą działalnością Urzędu Miasta Płocka (Jednostki). Nie jest ona jednorazowym zdarzeniem, ale szeregiem czynności i działań wykonywanych przez kierownika Jednostki, kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych oraz poszczególnych pracowników, w bieżącej działalności Jednostki. Elementy kontroli finansowej są wbudowane w strukturę organizacyjną, procedury obowiązujące w Urzędzie Miasta Płocka oraz poszczególne procesy i operacje prowadzone w Urzędzie Miasta Płocka. Kontrola finansowa jest elementem kontroli wewnętrznej. Obejmuje ona wszystkie czynności, których celem jest stwierdzenie prawidłowości postępowania w odniesieniu do obowiązujących aktów prawnych, uchwał Rady Miasta Płocka i zarządzeń Prezydenta Miasta Płocka. Kontrola finansowa umożliwia:
1) przeprowadzenie wstępnej oceny realizacji dochodów, celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków,
2) dostarczenie kierownictwu jednostki niezbędnych informacji do podejmowania decyzji związanych z zarządzaniem oraz sygnalizuje stwierdzenie naruszenia prawa, zaniedbania i nieprawidłowości,
3) szybką likwidację nieprawidłowości,
4) zabezpieczenie mienia gminy przed utratą i zniszczeniem.

I. Ustalenia wstępne

§ 2.

1. Procedury kontroli finansowej, zwane dalej „procedurami”,  opracowane zostały w oparciu o standardy kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych, opublikowane  w komunikacie Nr 13 Ministerstwa Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych.
2. Nieprzestrzeganie procedur stanowi naruszenie obowiązków służbowych i może skutkować poniesieniem odpowiedzialności porządkowej i dyscyplinarnej przewidzianej w Regulaminie pracy Urzędu Miasta Płocka i innych aktach prawnych.

II. Organizacja i funkcjonowanie kontroli finansowej

§ 3.

1. Kontrola finansowa obejmuje:
1) przeprowadzanie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków;
2) badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych oraz zwrotu środków publicznych;
3) prowadzenie gospodarki finansowej oraz stosowanie ustalonych procedur dotyczących procesów, o których mowa w pkt 2.

2. Przy stosowaniu procedur należy przestrzegać następujących zasad:
1) kolejności,
2) ograniczonego zaufania,
3) ciągłości kontroli,
4) natychmiastowego reagowania na nieprawidłowości i rozwiązywania ich,
5) odpowiedzialności indywidualnej przy wykonywaniu czynności kontrolnych.

§ 4.

Formy organizacyjne kontroli finansowej:
1) samokontrola – prawidłowość wykonywania własnej pracy; do samokontroli zobowiązani są wszyscy pracownicy bez względu na zajmowane stanowisko i rodzaj wykonywanej pracy, zgodnie z zakresem czynności,
2) kontrola funkcjonalna – sprawowana z urzędu w ramach obowiązków nadzoru przez pracowników zatrudnionych na stanowiskach kierowniczych.

§ 5.

Czynności kontroli finansowej stanowią część codziennych zadań wykonywanych przez pracowników na wszystkich szczeblach organizacyjnych. Czynności kontroli finansowej należy prowadzić odpowiednio do ustalonych obowiązków nadzorczo – kontrolnych w ramach poszczególnych komórek organizacyjnych,  we wszystkich fazach działalności jednostki, w formie kontroli wstępnej, bieżącej i następnej:

1) kontrola wstępna – polega na kontroli czynności zamierzonych, mających na celu zapobieganie niepożądanym lub nielegalnym działaniom przez sprawdzenie, czy są one zgodne z kryteriami celowości, gospodarności, rzetelności i legalności. Kontrola wstępna obejmuje przede wszystkim sprawdzenie projektów umów, porozumień i innych dokumentów powodujących powstanie zobowiązań; szczególną uwagę w tym zakresie należy zwrócić na to, czy:
a) postanowienia w nich zawarte są zgodne z przepisami prawa;
b) ustalenia w nich zaproponowane a dotyczące kosztów są korzystne dla jednostki i mają pokrycie w planie finansowym jednostki;
c) inne ustalenia, jak okres wypowiedzenia, zmiany umowy (porozumienia), zabezpieczenia przed wypadkami losowymi itp. zostały ujęte i są korzystne dla jednostki.
W ramach kontroli wstępnej należy również zwrócić uwagę na dochody budżetowe, jakie ma osiągnąć jednostka. Dochody budżetowe winny wynikać z obowiązujących przepisów i zawartych umów najmu, dzierżawy, sprzedaży składników majątkowych.
Należności dotyczące dochodów muszą być ujęte w ewidencji księgowej i egzekwowane w ustalonych terminach i w pełnej wysokości.
W razie ujawnienia nieprawidłowości w toku wykonania kontroli wstępnej kontrolujący:
a) odmawia podpisania dokumentów nierzetelnych, nieprawidłowych lub dotyczących operacji sprzecznych z obowiązującymi przepisami, oraz zwraca je przygotowującemu dokument w celu dokonania odpowiednich zmian i uzupełnień,
b) zawiadamia jednocześnie o ujawnionym fakcie bezpośredniego przełożonego, który podejmuje decyzję w sprawie dalszego toku postępowania odpowiednio do wagi nieprawidłowości;

2) kontrola bieżąca – polega na sprawdzeniu czynności i wszelakiego rodzaju operacji gospodarczych w toku ich wykonywania, w celu stwierdzenia czy wykonanie to przebiega prawidłowo i zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Kontroli podlega również rzeczywisty stan rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych w drodze inwentaryzacji i niezapowiedzianych kontroli kasy.
Należy sprawdzić, czy składniki majątkowe są właściwie przechowywane i prawidłowo zabezpieczone przed kradzieżą oraz czy pracownicy w obowiązującym terminie rozliczają się z pobieranych zaliczek;

3) kontrola następna – dotyczy sprawdzenia dokumentów odzwierciedlających czynności już dokonane; z analizy tych dokumentów winno wynikać, czy dotychczasowa działalność jednostki przebiegała prawidłowo i zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

§ 6.

1. Kryteria kontroli finansowej.
Każde postępowanie kontrolne jest czynnością powtarzalną, odbywającą się według ściśle określonych kryteriów, w zależności od rodzaju kontroli. Dla wszystkich czynności kontrolnych przyjęto ogólne, wewnętrznie zgodne zasady lub kryteria postępowania kontrolnego, do których zalicza się:
1) kryterium legalności – oznacza zbadanie zgodności działania jednostki z obowiązującymi przepisami prawa;
2) kryterium gospodarności – oznacza ustalenie, czy zadania jednostki są realizowane oszczędnie, wydajnie i efektywnie;
3) kryterium celowości – związane z ustaleniem, czy podejmowane działania są zgodne z celami wynikającymi z zatwierdzonych planów, czy zastosowane metody i środki były optymalne, odpowiednie dla osiągnięcia założonych celów.
4) kryterium rzetelności – wymaga ustalenia, czy wszystkie operacje gospodarcze są właściwie udokumentowane, czy dokumenty (dowody księgowe) będące podstawą zapisu w księgach rachunkowych są opisane w sposób umożliwiający identyfikację zrealizowanego zadania i zostały sprawdzone przed ich zaksięgowaniem przez odpowiednie służby oraz czy stosowane w jednostce zasady rachunkowości zapewniają rzetelne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej jednostki;
5) kryterium przejrzystości – obejmuje klasyfikowanie dochodów i wydatków publicznych, stosowanie zasad rachunkowości oraz właściwe prowadzenie sprawozdawczości.
6) kryterium zgodności z planem – oznacza zbadanie, czy zobowiązania wynikające z zatwierdzonych dokumentów mają pokrycie w planie finansowym wydatków budżetowych.

2. Sprawdzenie operacji gospodarczej przy zastosowaniu kryteriów wymienionych w ust. 1  dokonywane jest przez Prezydenta lub pracowników Urzędu Miasta Płocka, którym Prezydent przekazał odpowiedzialność za wydzieloną część gospodarki finansowej.

§ 7.

Obszary (elementy) kontroli finansowej

Mechanizmy kontroli finansowej  wykorzystywane w Urzędzie Miasta Płocka określone zostały  w regulaminach, procedurach, instrukcjach, upoważnieniach, zakresach czynności pracowników, itp.

§ 8.

Środowisko systemu kontroli finansowej.
Podstawę dla wszystkich elementów kontroli stanowi środowisko systemu kontroli finansowej.
Standardy w tym obszarze dotyczą uczciwości i kompetencji pracowników, struktury organizacyjnej i ustalenia zadań wrażliwych, a także powierzenia uprawnień. Środowisko systemu kontroli dotyczy jej zarządzania i  organizacji i determinuje jakość kontroli finansowej poprzez:
1) uczciwość i inne wartości etyczne – są podstawą skutecznego systemu kontroli finansowej - pracownicy Urzędu Miasta Płocka dbają o wysoki poziom osobistej i zawodowej uczciwości, ściśle przestrzegają obowiązujących przepisów prawa, wszystkich opracowanych procedur kontroli finansowej oraz kodeksu etyki pracownika Urzędu Miasta Płocka. Pracownicy są świadomi konsekwencji wynikających z działań niezgodnych z prawem oraz nieetycznego zachowania, a każdy przypadek nieetycznego zachowania lub działania niezgodnego z prawem powinien być poddany analizie. Ujawnione przypadki nieetycznego zachowania mają wpływ na okresową ocenę pracowników;
2) kompetencje zawodowe – pracownicy Urzędu Miasta Płocka uczestniczą w szkoleniach, sami dbają aby ciągle poszerzać i aktualizować zakres wiedzy, rozwijać umiejętności i zdolności. Proces rekrutacji pracowników w Urzędzie Miasta Płocka jest prowadzony w sposób zapewniający wybór najlepszego kandydata na dane stanowisko pracy. Proces rekrutacji jest jawny i otwarty dla wszystkich zainteresowanych;
3) strukturę organizacyjną – zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu Miasta Płocka określono w formie pisemnej w sposób przejrzysty i spójny. Każdemu pracownikowi przedstawiono na piśmie zakres jego obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności;
4) identyfikację zadań wrażliwych. Do zadań wrażliwych, zidentyfikowanych w Urzędzie Miasta Płocka, przy wykonywaniu których pracownicy są szczególnie narażeni na wpływy szkodliwe dla gospodarki finansowej lub wizerunku Urzędu należą:
a) gospodarka kasowa,
b) gospodarka magazynowa,
c) zamówienia publiczne,
d) udzielenie ulg w należnościach niepodatkowych,
e) udzielanie ulg w należnościach podatkowych,
f) udzielanie pomocy publicznej;

Procedury służące realizacji środków zaradczych w zakresie zadań wrażliwych to odpowiedzialność materialna określona w formie pisemnej oraz szczegółowe zasady postępowania zawarte w szczególności w:
a) instrukcji kasowej,
b) instrukcji inwentaryzacyjnej,
c) instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych,
d) zakresach czynności pracowników w szczególności wykonujących zadania kasjera i magazyniera, których przyjęcie potwierdzili podpisem,
e) uchwałach Rady Miasta Płocka regulujących zasady udzielania ulg w należnościach budżetowych,
f) procedurze udzielenia zamówień publicznych,
g) zasadach rachunkowości,
h) instrukcji ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania.
i) dokumentacji procesu „Zarządzania teleinformatyką”
5) powierzanie uprawnień – zakres obowiązków i uprawnień w zakresie gospodarki finansowej poszczególnych pracowników został określony w formie np. upoważnień i pełnomocnictw oraz odpowiedni w stosunku do wagi podejmowanych decyzji.

§ 9.

Zarządzanie ryzykiem.
Gromadzenie i wydatkowanie środków ma swoje odbicie w planie finansowym Urzędu Miasta Płocka. Dla prawidłowego zarządzania ryzykiem Prezydent dokonuje identyfikacji ryzyka, nie rzadziej niż raz w roku poprzez:
1) monitorowanie realizacji zadań w oparciu o sprawozdawczość z zakresu dochodów i wydatków;
2) dokonywanie analizy przypadków realizacji budżetu odbiegających od planu;
3) podejmowanie w odpowiednim czasie działań zaradczych, aby zadania planowane zrealizowane były na optymalnym poziomie.

§ 10.

Informacja i komunikacja.
Pracownicy Urzędu Miasta Płocka zobowiązani są do bieżącego informowania bezpośrednich przełożonych o występowaniu zdarzeń mających wpływ na powstanie ryzyka nie wykonywania zadań ustalonych Budżecie Miasta Płocka.

§ 11.

Monitorowanie i ocena
Za ocenę kontroli finansowej funkcjonującej w Urzędzie Miasta Płocka odpowiedzialny jest Prezydent Miasta wspierany przez audyt wewnętrzny, dokonujący niezależnej i obiektywnej oceny tego systemu.

III. Kontrola procesów pobierania i gromadzenia środków publicznych

§ 12.

 Procedury kontroli dochodów budżetowych.
Procedury kontroli pobierania i gromadzenia dochodów zapewniają zgodne z prawem pobieranie należnych środków w prawidłowej wysokości, terminowo i zgodnie ze stanem faktycznym. Kontrola pobierania i gromadzenia środków publicznych, Procedura windykacji należności , do których nie stosuje się przepisów ustawy – Ordynacja podatkowa w Urzędzie Miasta Płocka oraz Instrukcja w sprawie ewidencji i kontroli podatków, opłat, niepodatkowych należności oraz pozostałych dochodów budżetowych w Urzędzie Miasta Płocka określone zostały w odrębnych zarządzeniach Prezydenta Miasta Płocka.
Ponadto w zakresie dochodów uzyskiwanych z mienia komunalnego (wpływy z opłat za trwały zarząd, użytkowanie i użytkowanie wieczyste nieruchomości, wpływy z lokalnych opłat pobieranych przez jednostki samorządu terytorialnego na podstawie  ustaw, dochody z najmu i dzierżawy składników majątkowych Skarbu Państwa lub jednostek samorządu terytorialnego oraz innych umów o podobnym charakterze, wpływy z tytułu przekształcenia prawa użytkowania wieczystego przysługującego osobom fizycznym w prawo własności, wpływy ze sprzedaży składników majątkowych) kontrola polega również na ustaleniu, czy:
a) na każdą dzierżawę lub  najem została sporządzona umowa;
b) umowy są zgodne z wymogami ustawy o gospodarce nieruchomościami;
c) wysokość czynszu określona w umowie jest zgodna z uchwałą Rady Miasta lub ustaleniami przetargu;
d) podano do publicznej wiadomości przez ogłoszenie w prasie informację o  wywieszeniu wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży;
e) sprzedaż dokonywana jest w drodze przetargu;
f) aktualna jest wycena nieruchomości;
g)  prawidłowo ustalono opłatę za użytkowanie wieczyste.

Zwrotowi podlegają wadia wpłacone przez oferentów przed przetargiem obejmującym sprzedaż mienia stanowiącego własność gminy, gdy nie dochodzi do skutku umowa sprzedaży (niezwłocznie po zakończeniu postępowania). Wyjątek stanowi sytuacja, gdy wybrany podmiot lub osoba fizyczna pomimo wygrania przetargu uchyla się od sfinalizowania transakcji.

 

 

IV. Kontrola procesów zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych

§ 13.

Zobowiązania finansowe zaciąga się z uwzględnieniem zasad, o których mowa w art. 36 ust. 1  ustawy o finansach publicznych. Zobowiązania finansowe zaciąga kierownik jednostki, który może także do zaciągania zobowiązań finansowych upoważnić wyznaczonych imiennie pracowników zgodnie z Ustawą o samorządzie gminnym. Upoważnienie do zaciągania zobowiązań udzielane jest w formie pisemnej i powinno posiadać oznaczenie zakresu przedmiotowego zobowiązań, którego dotyczy upoważnienie, oraz określenie wysokości kwoty, do której upoważniony pracownik może zaciągać zobowiązania. Dokumenty powodujące powstawanie zobowiązań finansowych wymagają kontrasygnaty skarbnika lub osoby przez niego wyznaczonej.
Wydatki dokonywane są z uwzględnieniem zasad, o których mowa w art. 35 ustawy o finansach publicznych.
Kontrola wydatków budżetowych ma na celu zbadanie,  czy posiadane środki zostały wydatkowane w sposób gospodarny i oszczędny, stosownie do opracowanego planu finansowego, w granicach przyznanych kwot harmonogramem oraz z zachowaniem innych przepisów ustawy o finansach publicznych i ustawy  Prawo zamówień publicznych.
W przypadku zamówień publicznych, do których nie stosuje się przepisów Prawa zamówień publicznych, zamówienia udziela się podmiotowi wyłonionemu po dokonaniu analizy rynku, z uwzględnieniem w szczególności ceny i jakości przedmiotu zamówienia.

Procedury kontroli wydatków budżetowych obejmują w zakresie:
1) wydatków na wynagrodzenia:
a) prawidłowość prowadzenia akt osobowych i dokumentacji czasu pracy,
b) prawidłowość list płac i udokumentowania poszczególnych składników wynagrodzeń i zasiłków  chorobowych,
c) prawidłowość prowadzenia ewidencji księgowej z zakresu niewypłaconych wynagrodzeń,
d) zgodność zapisów w listach płac z listami obecności i umowami o pracę,
e) przestrzeganie terminów płatności wynagrodzeń,
f) prawidłowość naliczania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych,
g) rzetelność i terminowość sporządzania sprawozdań z zatrudnienia i wynagrodzeń,
h) prawidłowość naliczania dodatkowego wynagrodzenia rocznego,
i) zasadność zawierania umów zleceń i umów o dzieło,
j) prawidłowość ustalania kosztów uzyskania przychodów,
k) terminowość rozliczeń finansowych za wykonane usługi na podstawie umów o dzieło lub umów    zlecenia,
l) przestrzeganie: zgodności z planem, prawidłowej klasyfikacji, prawidłowej dekretacji
   i prawidłowej ewidencji księgowej;

2) składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i na Fundusz Pracy:
a) naliczanie składek zgodnie z obowiązującymi przepisami,
b) terminowość odprowadzania składek,
c) naliczanie odsetek za nieterminowe regulowanie składek,
d) przestrzeganie zasad zgodności z planem wydatków: prawidłowej klasyfikacji, dekretacji i  ewidencji księgowej oraz sprawozdawczości;

3) odpisów na zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych:
a) prawidłowość naliczania odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych zgodnie z ustawą  o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych,
b) terminowość odprowadzania na rachunek bankowy funduszu równowartości dokonanych odpisów,
c) przestrzeganie zgodności z planem wydatków – prawidłowej klasyfikacji, ewidencji księgowej oraz sprawozdawczości;

4) wydatków na diety radnych i członków komisji:
a) prawidłowość naliczania diet za prace w Radzie Miasta Płocka i Radach Mieszkańców Osiedli, oraz w komisjach zgodnie z zasadami ustalonymi uchwałą Rady Miasta Płocka,
b) zgodność z planem wydatków,
c) przestrzeganie prawidłowej klasyfikacji budżetowej, dekretacji i ewidencji księgowej,
d) prawidłowość wykazania wydatków w sprawozdawczości;
5) wydatków na podróże służbowe pracowników:
a) przestrzeganie zasad rozliczania wyłącznie kosztów podróży służbowych odbywanych w terminie, w miejscu oraz środkiem lokomocji wskazanym przez pracodawcę w poleceniu wyjazdu służbowego,
b) poprawność naliczania diet, zwrotu kosztów przejazdów i noclegów,
c) prawidłowość rozliczania kosztów związanych z używaniem samochodu prywatnego do celów służbowych w zakresie określenia limitu kilometrów ustalonego zarządzeniem Prezydenta Miasta Płocka, rozliczania kosztów używania pojazdu do celów służbowych na podstawie złożonego
w danym miesiącu pisemnego oświadczenia pracownika oraz odpowiedniego ich zmniejszania zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami,
d) przestrzeganie zgodności z planem wydatków,
e) prawidłowość klasyfikacji budżetowej, ewidencji księgowej oraz sprawozdawczości;

6) wydatków na wynagrodzenia inkasentów podatków i opłat lokalnych:
a) prawidłowość naliczania wynagrodzeń dla inkasentów opłat lokalnych zgodnie z uchwałami Rady Miasta Płocka i zawartymi umowami,
b) przestrzeganie prawidłowej klasyfikacji budżetowej, ewidencji księgowej i sprawozdawczości;

7) wydatków na wypłatę dodatków mieszkaniowych:
a) prawidłowość przyznawania dodatków mieszkaniowych na podstawie obowiązujących w tym zakresie przepisów,
b) egzekwowanie od wnioskodawców obowiązku przedkładania deklaracji
o dochodach gospodarstwa domowego,
c) terminowość i zasadność wydawania decyzji w sprawie dodatków mieszkaniowych,
d) prawidłowość naliczania dodatków mieszkaniowych,
e) egzekwowanie od zarządców domów informacji o zadłużeniu lokatorów i wstrzymaniu wypłaty dodatków osobom zalegającym w regulowaniu czynszu,
f) zgodność z planem wydatków,
g) prawidłowość ewidencji księgowej i sprawozdawczości;

8) wydatków na zakupy materiałów oraz usług materialnych i niematerialnych:
a) prawidłowość ustalania potrzeb materiałowych,
b) prawidłowość zakupu rzeczowych składników majątku pod kątem przestrzegania Prawa   zamówień publicznych,
c) prawidłowość odbioru materiałów pod względem ilościowym i jakościowym oraz zgłaszanie reklamacji z tytułu braków lub wad w dostawach,
d) zgodność ewidencji syntetycznych z ewidencją analityczną,
e) prawidłowość klasyfikacji budżetowej i ewidencji księgowej,
f) zachowanie przy zakupie usług kryterium gospodarności, celowości i rzetelności,
g) zgodność zawieranych umów na usługi z  Prawem zamówień publicznych,
h) sprawdzanie wystawionych faktur za zakupione usługi przez właściwych merytorycznie pracowników,
i) zgodność z planem wydatków,
j) rzetelność sprawozdawczości i prawidłowość klasyfikacji budżetowej;
9) wydatków na zadania inwestycyjne:
a) bieżącą realizację Wieloletniego Planu Inwestycyjnego, uchwalonego przez Radę Miasta Płocka,
b) kompletność dokumentacji projektowo – kosztorysowej,
c) prawidłowość dokumentacji procesów inwestycyjnych,
d) terminowość realizacji inwestycji lub poszczególnych jej etapów,
e) prawidłowe i bezzwłoczne wystawianie dowodów „OT”,
f) zgodność realizowanych zadań inwestycyjnych z planem rzeczowym i finansowym,
g) stosowanie przy zlecaniu robót i zakupie środków trwałych zasad, form i trybu określonych przepisami Prawa zamówień publicznych,
h) prawidłowość wykorzystania zgodnie z przeznaczeniem własnych środków inwestycyjnych, oraz środków zewnętrznych,
i) prawidłowość ewidencji i zwrotu wpłaconego wadium oraz zabezpieczenia należytego wykonania umowy,
j) potrącanie kar umownych,
k) regulowanie należności na podstawie prawidłowo wystawionych faktur po sporządzeniu
i podpisaniu protokołów odbioru robót,
l) prawidłowość prowadzenia ewidencji analitycznej wydatków na poszczególne zadania inwestycyjne i ewidencjonowania w nich na bieżąco poniesionych nakładów od momentu rozpoczęcia inwestycji do jej zakończenia,
ł) przestrzeganie zgodności wydatków z planem wydatków i zawartymi umowami,
m) prawidłowość klasyfikowania i ewidencjonowania wydatków inwestycyjnych,
n) prawidłowość i rzetelność opracowywania i przesyłania obowiązujących sprawozdań z działalności inwestycyjnej;.

10) wydatków na rzecz jednostek powiązanych i nie powiązanych z budżetem  Gminy - Miasto Płock w formie dotacji:
a) zgodność udzielonej dotacji z przepisami prawa,
b) zgodność z przepisami prawa umów zawieranych z podmiotem otrzymującym dotację na wykonanie zadań publicznych związanych z realizacją zadań Miasta Płocka,
c) rozliczenia udzielonych dotacji,
d) zgodność z planem i harmonogramem wydatków,
e) prawidłowość klasyfikacji budżetowej, ewidencji i sprawozdawczości;

11) wydatków na realizację zadań finansowanych z dotacji celowych:
a) wprowadzenie wydatków do budżetu z zachowaniem zasad klasyfikacji budżetowej
i zgodności z decyzją dysponenta środków,
b) opracowanie planu finansowego zadań zleconych,
c) wykorzystanie dotacji zgodnie z przeznaczeniem,
d) rozliczenie dotacji i ewentualnym zwrocie niewykorzystanych środków na rachunek dysponenta,
e) ewidencję wydatków i wykazanie ich w sprawozdawczości.

V. Procedury kontroli procesów związanych z gospodarowaniem mieniem 

§ 14.

 Kontrola środków pieniężnych obejmuje:
a) udokumentowanie operacji gospodarczych (gotówkowych i bezgotówkowych) dowodami sprawdzonymi i zatwierdzonymi do wypłaty,
b) zgodność stanu gotówki w kasie ze stanem ewidencyjnym, tj. ze stanem wynikającym z raportu kasowego,
c) zgodność salda konta z wyciągami bankowymi,
d) zasadność pobierania zaliczek i terminowość ich rozliczania,
e) sposób zabezpieczenia, przechowania i przenoszenia gotówki,
f) ewidencję depozytów i ich zabezpieczenie,
g) niezapowiedziane kontrole kasy i rozliczenia stwierdzonych różnic,
h) prawidłowość i częstotliwość przeprowadzonych inwentaryzacji kasy i ich rozliczenia.

§ 15.

Kontrola rozrachunków i roszczeń obejmuje:
a) prawidłowość i terminowość rozrachunków z kontrahentami,
b) zbadanie przyczyn niedotrzymania terminów rozliczeń i wysokość odsetek za zwłokę,
c) terminowość fakturowania,
d) prawidłowość stawek podatku VAT,
e) prawidłowość rozliczeń zaliczek oraz rozliczeń z pracownikami z tytułu wynagrodzeń, delegacji, itp.
f) dyscyplinę w zakresie rozrachunków z tytułu niedoborów, szkód i nadwyżek oraz roszczeń
spornych,
g) przebieg windykacji należności,
h) zasadność umorzeń należności,
i) wysokość należności i zobowiązań według terminów płatności,
j) rozrachunki przedawnione,
k) odpisy należności wątpliwych,
l) prawidłowość  i terminowość zwrotu środków publicznych.

§ 16.

 Kontrola zapasów obejmuje:
a) prawidłowość przyjmowania i przekazywania stanu magazynów oraz formę określenia materialnej odpowiedzialności,
b) zgodność stanu faktycznego zapasów ze stanem ewidencyjnym,
c) sposób ewidencji i rozliczenia magazynów na koniec okresu obrachunkowego,
d) dokumentację obrotu magazynowego i jej zgodność pod względem formalnym i rachunkowym,
e) konfrontację dowodów magazynowych z innymi dokumentami, np. fakturami,
f) zgodność dokumentacji magazynowej i księgowej,
g) prawidłowość i udokumentowanie zakupu materiałów, paliwa i części zamiennych, ich rozchodu oraz ewidencji,
h) prawidłowość rozliczenia przejechanych kilometrów, przestrzeganie norm zużycia paliw,
zachowanie ciągłości licznika, kompletność dokumentacji i ewidencji,
i) zabezpieczenie magazynów przed kradzieżą i włamaniem.

§ 17.

Kontrola aktywów trwałych obejmuje:
a) dokumentację gospodarowania środkami trwałymi,
b) ewidencja analityczna środków trwałych i jej zgodność z ewidencją syntetyczną,
c) zasadność zakupów i likwidacji majątku trwałego,
d) prawidłowość naliczenia umorzenia i amortyzacji,
e) prawidłowość przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji majątku trwałego,
f) rzetelność likwidacji majątku trwałego,
g) klasyfikację majątku trwałego według grup rodzajowych,
h) prawidłowość wykazania majątku trwałego w sprawozdawczości.

 

§ 18.

Kontrola funduszu jednostki i funduszy specjalnych obejmuje:
a) prawidłowość dokumentacji tworzenia i wykorzystania funduszy jednostki,
b) zasadność zwiększeń i zmniejszeń funduszy i prawidłowość ich ewidencji,
c) prawidłowość rozliczania wyniku finansowego,
d) prawidłowość ewidencji, dokumentacji tworzenia i wykorzystania funduszy specjalnych,
e) prawidłowość naliczania funduszy specjalnych,
f) ustalanie stanu funduszy i zgodność danych wykazanych w sprawozdawczości
z ewidencją księgową.

§ 19.

 Inwentaryzacja jako element kontroli obejmuje:
a) przestrzeganie terminów inwentaryzacji,
b) prawidłowość przeprowadzenia inwentaryzacji,
c) rzetelność rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych.

VI. Sposób wykorzystania wyników kontroli

§ 20.

 Wyniki kontroli służą do:
a) ustalenia, czy nie nastąpiło naruszenie dyscypliny finansów publicznych oraz aktów prawnych i procedur wynikających z przepisów wewnętrznych w zakresie gromadzenia środków i realizacji wydatków,
b) wszczęcia postępowania wyjaśniającego i dyscyplinarnego w przypadku wystąpienia nieprawidłowości.
c) podjęcia działań w celu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości oraz zapobiegania
powstawaniu ich w przyszłości.
d) doprowadzenie do zgodności postępowania z ogólnie obowiązującymi przepisami prawa,
prawa lokalnego oraz wewnętrznymi procedurami, instrukcjami i regulaminami.

VII. Postanowienia końcowe

§ 21.

1. Do procedur załączony jest wzór oświadczenia (Zał. Nr 1) dotyczący przyjęcia do wiadomości i przestrzegania przez pracowników komórki organizacyjnej procedur kontroli finansowej.
2. Oświadczenia przechowywane są w danej komórce organizacyjnej.

 

 

 

 

 

Załącznik Nr 1 do
Procedur kontroli finansowej

 

 

      ………………………………………….
      Nazwa komórki organizacyjnej

    

 

Oświadczenie

 Niniejszym oświadczam, że przyjęłam/przyjąłem do wiadomości i przestrzegania procedury kontroli finansowej.

 

Pracownicy komórki organizacyjnej

1…................................................... .............................. ..............................
               Imię i nazwisko                     Data                              Podpis

2................................................. .............................. ..............................
               Imię i nazwisko                    Data                               Podpis

3............................................ .............................. ..............................
               Imię i nazwisko                    Data                               Podpis

  

…................................................... .............................. ..............................
              

    …................................................... .............................. ..............................
              

    …................................................... .............................. ..............................
             

    …................................................... .............................. ..............................
              

    …................................................... .............................. ..............................
              

    …................................................... .............................. ..............................
             

    …................................................... .............................. ..............................
              

    …................................................... .............................. ..............................
              

Katalogi zarządzeń:

---

Wszystkie Zarządzenia

---