Zarządzenie Nr 865/07 z dnia 27 lipca 2007r.

w sprawie zasad i trybu udostępniania dokumentacji z zasobu archiwum zakładowego Urzędu Miasta Płocka.

---

ZARZĄDZENIE NR 865/07
PREZYDENTA MIASTA PŁOCKA
z dnia 27 lipca 2007r.

w sprawie zasad i trybu udostępniania dokumentacji z zasobu archiwum zakładowego Urzędu Miasta Płocka.

Na podstawie § 8 ust. 1 Regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Płocka nadanego zarządzeniem nr 164/2007 Prezydenta Miasta Płocka z dnia 30 stycznia 2007 r. w związku z § 37 ust.3 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. nr 112, poz. 1319 ze zm.) oraz w związku z § 68-74 Statutu Miasta Płocka zarządzam, co następuje:

§ 1.
Wprowadzam zasady i tryb udostępniania dokumentacji z zasobu archiwum zakładowego Urzędu Miasta Płocka określone w poniższych paragrafach.

§ 2.
Przez udostępnianie dokumentacji rozumie się korzystanie z akt kat. A i akt kat. B na miejscu w lokalu archiwum zakładowego lub w uzasadnionych przypadkach udostępnianie (wypożyczanie) ich poza jego obręb.

§ 3.
Akta udostępnia się dla celów:
1/ służbowych;
2/ naukowo-badawczych;
3/ na żądanie organów kontrolnych, organów ścigania i wymiaru sprawiedliwości;
4/ na żądanie Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego w Płocku;
5/ wykonywania zadań publicznych oraz w zakresie spraw bezpośrednio dotyczących
wnioskodawców.

§ 4.
1. Udostępnianie dokumentacji dla celów służbowych:
a)pracownikom komórki organizacyjnej, która wytworzyła akta i radcom prawnym - na miejscu w pomieszczeniu archiwum zakładowego - bez ograniczeń, lub poza jego obręb na teren budynku Urzędu – na wniosek pisemny;
b)pracownikom innych komórek organizacyjnych – wyłącznie na miejscu w pomieszczeniu archiwum zakładowego – za zgodą kierownika komórki organizacyjnej Urzędu Miasta Płocka, której materiały mają być udostępnione;
c)radnym Rady Miasta Płocka - na miejscu w pomieszczeniu archiwum zakładowego – za zgodą kierownika komórki organizacyjnej Urzędu Miasta Płocka, której materiały mają być udostępnione.

2.Udostępnianie dokumentacji dla celów naukowo-badawczych odbywać się będzie na miejscu w pomieszczeniu archiwum zakładowego na podstawie zaświadczenia z zakładu pracy (uczelni) wnioskującego o udostępnienie akt – za zgodą kierownika komórki organizacyjnej Urzędu Miasta Płocka, która wytworzyła dokumentację.

3.Udostępnienie dokumentacji na żądanie organów kontrolnych, organów ścigania i wymiaru sprawiedliwości oraz organów, wobec których występuje obowiązek dostarczenia akt na żądanie, może nastąpić również na zewnątrz poza obręb Urzędu Miasta Płocka po poinformowaniu kierownika komórki organizacyjnej Urzędu Miasta Płocka, która wytworzyła dokumentację oraz za zgodą Sekretarza Miasta Płocka bezpośrednio z archiwum zakładowego.

4.Udostępnianie dokumentacji na żądanie Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego w Płocku może nastąpić również na zewnątrz poza obręb Urzędu Miasta Płocka po poinformowaniu kierownika komórki organizacyjnej Urzędu Miasta Płocka, która wytworzyła dokumentację oraz Sekretarza Miasta Płocka bezpośrednio z archiwum zakładowego.

5.Udostępnianie dokumentacji obywatelom i jednostkom organizacyjnym w zakresie spraw bezpośrednio ich dotyczących oraz w zakresie wynikającym z wykonywania zadań publicznych - wyłącznie na miejscu w pomieszczeniu archiwum zakładowego - za pośrednictwem właściwej merytorycznie komórki organizacyjnej.

§ 5.
Udostępnianie dokumentacji w siedzibie archiwum odbywa się:
a)pracownikom komórki organizacyjnej Urzędu Miasta Płocka, która akta wytworzyła - na ustny wniosek, a wnioskodawca jest wpisywany do „rejestru akt udostępnianych w archiwum zakładowym”;
b)pozostałym - na pisemny wniosek, zawierający zgodę osoby wymienionej w §4 ust. 1 - 3 i 5 z wyłączeniem osób ubiegających się o udostępnienie informacji publicznej. Szczegółowe zasady dostępu do informacji publicznej reguluje Zarządzenie Prezydenta Miasta Płocka nr 789/03 z dnia 3 października 2003r.

§ 6.
Udostępnianie akt poza obręb lokalu archiwum zakładowego (wypożyczanie) odbywa się na pisemny wniosek, który powinien zawierać:
1)adres, nazwę jednostki organizacyjnej oraz imię i nazwisko osoby ubiegającej się o udostępnienie dokumentacji;
2)tytuł akt bądź temat, którego on dotyczy;
3)cel i przewidywany sposób wykorzystania akt;
4)zgodę osoby, o której mowa w § 4 ust. 1 – 3 i 5.

§ 7.
1. Z zasobu archiwalnego wykonuje się kserokopie uwierzytelnione lub nie:
a)na potrzeby Urzędu Miasta Płocka i jego jednostek organizacyjnych oraz innych jednostek państwowych i samorządowych i organów wymiaru sprawiedliwości – nieodpłatnie;
b)na potrzeby obywateli i pozostałych jednostek organizacyjnych – odpłatnie;
c)dla radnych Rady Miasta Płocka – nieodpłatnie.
2. Kserokopie na potrzeby wnioskodawców wymienionych w § 4 ust.1 lit. b - c oraz ust. 2 - 5
wykonuje się na pisemny wniosek.
3. Rejestr wykonanych kserokopii (uwierzytelnionych lub nie) prowadzi archiwum zakładowe.

§ 8.
Wzór wniosku, o którym mowa w § 5 lit. b, § 6 i § 7 ust. 2 stanowi załącznik do niniejszego
zarządzenia.

§ 9.
Za wykonanie kserokopii dokumentów z zasobu archiwum zakładowego pobiera się opłaty określone w załączniku nr 2 do Zarządzenia Prezydenta Miasta Płocka nr 789/03 z dnia 03.10.2003 r. ze zm. w sprawie określenia szczegółowych zasad dostępu do informacji publicznej w Urzędzie Miasta Płocka.

§ 10.
Udostępnianie materiałów z zasobu archiwum zakładowego następuje z uwzględnieniem przepisów o ochronie informacji niejawnych i przepisów o ochronie danych osobowych.




§ 11.
Zobowiązuję kierowników wszystkich komórek organizacyjnych Urzędu Miasta Płocka do zapoznania pracowników danej komórki z treścią niniejszego zarządzenia.

§ 12.
Traci moc zarządzenie nr 1635/2004 Prezydenta Miasta Płocka z dn. 31.03.2004 r. w sprawie wprowadzenia zasad korzystania z zasobu archiwum zakładowego Urzędu Miasta Płocka.

§ 13.
Wykonanie zarządzenia powierzam Sekretarzowi Miasta Płocka.

§ 14.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Prezydent Miasta Płocka
/-/ Mirosław Milewsk

Katalogi zarządzeń:

---

Wszystkie Zarządzenia

---