Zarządzenie Nr 5714/06 z dnia 05 października 2006r.

w sprawie: wprowadzenia Instrukcji przeprowadzania przez Oddział Kontroli Kancelarii Prezydenta Miasta Płocka kontroli w Urzędzie Miasta Płocka i miejskich jednostkach organizacyjnych

---

Zarządzenie nr 5714/06
Prezydenta Miasta Płocka
z dnia 5 października 2006 r.

w sprawie: wprowadzenia Instrukcji przeprowadzania przez Oddział Kontroli Kancelarii Prezydenta Miasta Płocka kontroli w Urzędzie Miasta Płocka i miejskich jednostkach organizacyjnych

 
Na podstawie § 8 pkt 1 oraz § 36 pkt 3 ppkt d i pkt 4 ppkt c Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Płocka wprowadzonego Zarządzeniem nr 4405/2006 Prezydenta Miasta Płocka z dnia 5 stycznia 2006 r., z późniejszymi zmianami, zarządzam, co następuje:

§ 1

1.Instrukcja określa zasady i tryb przeprowadzania kontroli w komórkach organizacyjnych Urzędu Miasta Płocka i miejskich jednostkach organizacyjnych.
2.Wewnętrzna kontrola instytucjonalna wykonywana jest przez Oddział Kontroli
3.Działalność kontrolna Oddziału nie wyłącza obowiązku wykonywania kontroli funkcjonalnej przez kierowników komórek organizacyjnych Urzędu i miejskich jednostek organizacyjnych oraz innych pracowników zobowiązanych do nadzorowania wykonania przypisanych zadań.

§ 2

Przeprowadzenie kontroli ma na celu ustalenie stanu faktycznego dotyczącego działalności organu lub jednostki kontrolowanej, jego udokumentowanie, sformułowanie wniosków i zaleceń zmierzających do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości oraz ustalenie osób za nie odpowiedzialnych albo stwierdzenie prawidłowości działania organu lub jednostki kontrolowanej.

§3

Kontrolę przeprowadza się jako:
1.kompleksową - obejmującą całokształt działalności organu lub jednostki kontrolowanej;
2.problemową - obejmującą wybrane zagadnienia z działalności organu lub jednostki kontrolowanej;
3.sprawdzającą - mającą na celu zbadanie wykonania wniosków i zaleceń z kontroli;
4.doraźną - mającą charakter interwencyjny, wynikającą z potrzeby pilnego zbadania nagłych zdarzeń.

§ 4

Oddział Kontroli przeprowadza kontrole w oparciu o kwartalny plan kontroli zatwierdzany przez Prezydenta Miasta Płocka.

§ 5

Do prowadzenia kontroli uprawnia imienne upoważnienie podpisane przez Prezydenta Miasta Płocka.

§ 6

1.Obowiązkiem kontrolera jest obiektywne ustalenie stanu faktycznego oraz rzetelne jego udokumentowanie, 
2.W celu realizacji obowiązku, o którym mowa w ust. 1, kontroler ma prawo do:
a.swobodnego wstępu do obiektów i pomieszczeń kontrolowanej komórki organizacyjnej lub miejskiej jednostki organizacyjnej,
b.do wglądu do wszystkich dokumentów oraz wszelkich innych źródeł informacji i materiałów potrzebnych do ustalenia stanu faktycznego, z zachowaniem przepisów o ochronie tajemnic ustawowo chronionych, oraz do sporządzania z tych dokumentów odpisów i kopii,
c.przeprowadzania oględzin obiektów i składników majątkowych oraz przebiegu określonych czynności,
d.do uzyskiwania od kierownika i pracowników kontrolowanej jednostki pisemnych i ustnych informacji i wyjaśnień,
e.do dokonywania wizji pomieszczeń kontrolowanej jednostki,
f.zabezpieczania materiałów dowodowych,
g.zasięgania, w związku z prowadzoną kontrolą, informacji w innych nie kontrolowanych komórkach organizacyjnych Urzędu lub miejskich jednostkach organizacyjnych.

§ 7

1.Obowiązkiem kierownika kontrolowanej komórki organizacyjnej Urzędu lub miejskiej jednostki organizacyjnej jest:
a.zapewnienie warunków i środków niezbędnych do sprawnego przeprowadzenia kontroli, w szczególności niezwłocznego przedstawiania do kontroli żądanych dokumentów i materiałów, terminowego udzielania wyjaśnień, udostępniania urządzeń technicznych oraz - w miarę możliwości - oddzielnych pomieszczeń z odpowiednim wyposażeniem;
b.przedstawianie na żądanie kontrolera wszelkich dokumentów i materiałów, z zachowaniem przepisów o ochronie tajemnic ustawowo chronionych;
c.sporządzanie lub przekazywanie uwierzytelnionych kopii, odpisów i wyciągów z dokumentów oraz zestawień, danych i obliczeń niezbędnych do przeprowadzenia kontroli, z zachowaniem przepisów o ochronie tajemnic ustawowo chronionych;
d.zapewnienie nienaruszalności zabezpieczonych przez kontrolera dokumentów i materiałów pozostawionych na przechowanie kontrolowanemu kierownikowi komórki organizacyjnej Urzędu lub miejskiej jednostki organizacyjnej.
2.Zgodność kopii, odpisów i wyciągów oraz zestawień, danych i obliczeń z oryginalnymi dokumentami potwierdza kierownik kontrolowanej komórki lub miejskiej jednostki organizacyjnej, w której te dokumenty się znajdują.

§ 8

1.Każdy może złożyć kontrolującemu ustne lub pisemne oświadczenie dotyczące przedmiotu kontroli.
2.Kontrolujący nie może odmówić przyjęcia oświadczenia, jeżeli ma ono związek z przedmiotem kontroli.

§ 9

1.Kontroler dokonuje ustaleń stanu faktycznego na podstawie dowodów zebranych w toku postępowania kontrolnego.
2.Dowodami w szczególności są:
a.dokumenty,
b.inne nośniki informacji, np. programy komputerowe,
c.pisemne wyjaśnienia złożone przez pracowników,
d.rzeczy zabezpieczone,
e.protokół z oględzin.
3.Kontrolujący może żądać od kontrolowanego sporządzenia niezbędnych do kontroli odpisów lub wyciągów z dokumentów, zestawień i wyliczeń.
4.Oględziny przeprowadza się w obecności kontrolowanego lub wyznaczonego pracownika.
5.Z przebiegu i wyniku oględzin sporządza się protokół, który podpisuje kontroler i kontrolowany.

§ 10

1.Z przebiegu kontroli, na podstawie zgromadzonych materiałów, kontrolujący sporządzają protokół z kontroli.
2.Protokół powinien zawierać:
a.nazwę jednostki kontrolowanej,
b.imiona i nazwiska osób kontrolujących,
c.określenie przedmiotowego zakresu kontroli i okresu objętego kontrolą,
d.czas trwania kontroli,
e.opis podjętych czynności kontrolnych,
f.ustalenie stanu faktycznego ze wskazaniem na podstawy dokonanych ustaleń, w tym stwierdzonych nieprawidłowości,
g.podpisy kontrolujących i kierownika kontrolowanej jednostki, datę podpisania protokołu oraz pieczęć kontrolowanej jednostki,
h.parafy kontrolujących i kierownika kontrolowanej jednostki na każdej stronie protokołu.

§ 11

Jeden egzemplarz protokołu otrzymuje kierownik kontrolowanej jednostki.

§ 12

1.Kierownik kontrolowanej komórki organizacyjnej Urzędu lub miejskiej jednostki organizacyjnej może odmówić podpisania protokołu kontroli i, w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, złożyć zarządzającemu kontrolę pisemne wyjaśnienie odmowy.
2.Odmowa podpisania protokołu kontroli przez kontrolowanego nie wstrzymuje dalszego postępowania kontrolnego.

§ 13

1.Po zapoznaniu się z treścią protokołu kontrolowany ma prawo do złożenia w ustalonym terminie wyjaśnień.
2.W oparciu o złożone wyjaśnienia kontrolujący korygują zapisy protokołu lub podtrzymują stanowisko zawarte w protokole.
3.Kontrolujący opracowuje projekt zaleceń, a w razie stwierdzenia innych nieprawidłowości stosowne zawiadomienie.

§ 14

Protokół kontroli wraz z wyjaśnieniami kontrolowanego, projektem zaleceń i zawiadomień  przekazywany jest Prezydentowi Miasta Płocka.

 

§ 15

Kierownik kontrolowanej komórki lub miejskiej jednostki organizacyjnej obowiązany jest złożyć pisemną informację z wykonania zaleceń.

§ 16

1.Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
2.Traci moc zarządzenie Nr 2400/2004 Prezydenta Miasta Płocka z dnia 17 września 2004 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji przeprowadzania przez Oddział Kontroli Kancelarii Prezydenta Miasta Płocka kontroli w Urzędzie Miasta Płocka i gminnych jednostkach organizacyjnych.

Prezydent Miasta Płocka
/-/ Mirosław Milewski

 

Katalogi zarządzeń:

---

Wszystkie Zarządzenia

---