Zarządzenie Nr 2400/04 z dnia 17 września 2004r.

Zarządzenie nr 2400/04
Prezydenta Miasta Płocka
z dnia 17 września 2004 r.

w sprawie: wprowadzenia Instrukcji przeprowadzania przez Oddział Kontroli Kancelarii Prezydenta Miasta Płocka kontroli w Urzędzie Miasta Płocka i gminnych jednostkach organizacyjnych

 
Na podstawie § 8 ust. 1 i 4 oraz § 34 ust. 3 pkt 4 i ust. 4 pkt 3 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Płocka wprowadzonego Zarządzeniem nr 7/2004 Kierownika Urzędu Miasta Płocka z dnia 20 stycznia 2004 r., z późniejszymi zmianami, zarządzam, co następuje:

§ 1

Do zakresu działania Oddziału Kontroli należy:

1.przeprowadzanie kontroli wewnętrznych w Urzędzie i kontroli zewnętrznej w jednostkach organizacyjnych Gminy w szczególności w zakresie:
realizacji zadań wynikających z obowiązujących przepisów, w tym w       szczególności o zamówieniach publicznych,
wykonywania zarządzeń Prezydenta Miasta i uchwał Rady Miasta,
realizacji wniosków i zaleceń pokontrolnych,
rzetelności i terminowości załatwiania indywidualnych spraw obywateli,
2.opracowywanie planów kontroli wewnętrznej i zewnętrznej,
3.prowadzenie dokumentacji dotyczącej przeprowadzonych kontroli i wydanych zaleceń pokontrolnych,
4.udzielanie instruktażu i pomocy w zakresie załatwiania kontrolowanych zagadnień,
5.badanie skarg i wniosków oraz innych spraw zleconych przez Prezydenta Miasta,
6.opracowywanie analiz i ocen wykonania zaleceń pokontrolnych,
7.dokonywanie oceny stopnia wykonania zadań przez jednostki organizacyjne Urzędu,
8.przygotowywanie Prezydentowi Miasta niezbędnych informacji w kontekście wyników kontroli – w celu podejmowania prawidłowych decyzji w zakresie kierowania gospodarką miejską,
9.informowanie Prezydenta Miasta o niekorzystnych zjawiskach występujących w działaniu komórek organizacyjnych Urzędu i jednostek organizacyjnych Gminy oraz przedkładanie propozycji ich wyeliminowania,
10.gromadzenie protokółów z kontroli zewnętrznych prowadzonych przez Najwyższą Izbę Kontroli, Regionalną Izbę Obrachunkową, Urząd Kontroli Skarbowej, itp.,
11.przygotowanie i przekazanie informacji publicznej do Biuletynu Informacji Publicznej.

§ 2

Przeprowadzenie kontroli ma na celu ustalenie stanu faktycznego dotyczącego działalności organu lub jednostki kontrolowanej, jego udokumentowanie, sformułowanie wniosków i zaleceń zmierzających do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości oraz ustalenie osób za nie odpowiedzialnych albo stwierdzenie prawidłowości działania organu lub jednostki kontrolowanej.

§3

Kontrolę przeprowadza się jako:
1.kompleksową - obejmującą całokształt działalności organu lub jednostki kontrolowanej;
2.problemową - obejmującą wybrane zagadnienia z działalności organu lub jednostki kontrolowanej;
3.sprawdzającą - mającą na celu zbadanie wykonania wniosków i zaleceń z kontroli;
4.doraźną - mającą charakter interwencyjny, wynikającą z potrzeby pilnego zbadania nagłych zdarzeń.

§ 4

Oddział Kontroli przeprowadza kontrole w oparciu o kwartalny plan kontroli zatwierdzany przez Prezydenta Miasta Płocka.

§ 5

Do prowadzenia kontroli uprawnia imienne upoważnienie podpisane przez Prezydenta Miasta Płocka.

§ 6

1.Obowiązkiem kontrolera jest obiektywne ustalenie stanu faktycznego oraz rzetelne jego udokumentowanie, 
2.W celu realizacji obowiązku, o którym mowa w ust. 1, kontroler ma prawo do:
a.do dostępu do wszystkich dokumentów oraz wszelkich innych źródeł informacji i materiałów potrzebnych do ustalenia stanu faktycznego, z zachowaniem przepisów o ochronie tajemnic ustawowo chronionych, oraz do sporządzania z tych dokumentów odpisów i kopii.
b.do uzyskiwania od kierownika i pracowników kontrolowanej jednostki pisemnych informacji i wyjaśnień,
c.do dokonywania wizji pomieszczeń kontrolowanej jednostki.

§ 7

1.Obowiązkiem organu kontrolowanego lub kierownika jednostki kontrolowanej jest:
a.zapewnienie warunków i środków niezbędnych do sprawnego przeprowadzenia kontroli, w szczególności niezwłocznego przedstawiania do kontroli żądanych dokumentów i materiałów, terminowego udzielania wyjaśnień, udostępniania urządzeń technicznych oraz - w miarę możliwości - oddzielnych pomieszczeń z odpowiednim wyposażeniem;
b.przedstawianie na żądanie kontrolera dokumentów i materiałów, z zachowaniem przepisów o ochronie tajemnic ustawowo chronionych;
c.sporządzanie lub przekazywanie uwierzytelnionych kopii, odpisów i wyciągów z dokumentów oraz zestawień, danych i obliczeń niezbędnych do przeprowadzenia kontroli, z zachowaniem przepisów o ochronie tajemnic ustawowo chronionych;
d.zapewnienie nienaruszalności zabezpieczonych przez kontrolera dokumentów i materiałów pozostawionych na przechowanie organowi kontrolowanemu lub kierownikowi jednostki kontrolowanej.
2.Zgodność kopii, odpisów i wyciągów oraz zestawień, danych i obliczeń z oryginalnymi dokumentami potwierdza organ kontrolowany, kierownik jednostki kontrolowanej lub kierownik komórki organizacyjnej jednostki kontrolowanej, w której te dokumenty się znajdują.

§ 8

1.Z przebiegu kontroli, na podstawie zgromadzonych materiałów, kontrolujący sporządzają protokół z kontroli.
2.Jeden egzemplarz protokołu otrzymuje kierownik kontrolowanej jednostki.

§ 9

1.Wyniki kontroli kontroler przedstawia w protokole kontroli.
2.Protokół powinien zawierać:
a.nazwę jednostki kontrolowanej,
b.imiona i nazwiska osób kontrolujących,
c.określenie przedmiotowego zakresu kontroli i okresu objętego kontrolą,
d.czas trwania kontroli,
e.opis podjętych czynności kontrolnych,
f.ustalenie stanu faktycznego ze wskazaniem na podstawy dokonanych ustaleń, w tym stwierdzonych nieprawidłowości,
g.podpisy kontrolujących i kierownika kontrolowanej jednostki, datę podpisania protokołu oraz pieczęć kontrolowanej jednostki,
h.parafy kontrolujących i kierownika kontrolowanej jednostki na każdej stronie protokołu.

§ 10

Po zapoznaniu się z treścią protokołu kontrolowany ma prawo do złożenia w ustalonym terminie wyjaśnień.

§ 11

1.Organ kontrolowany lub kierownik jednostki kontrolowanej może odmówić podpisania protokołu kontroli i, w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, złożyć zarządzającemu kontrolę pisemne wyjaśnienie odmowy.
2.Odmowa podpisania protokołu kontroli przez organ kontrolowany lub kierownika jednostki kontrolowanej nie wstrzymuje dalszego postępowania kontrolnego.

§ 12

Protokół kontroli wraz z wyjaśnieniami kontrolowanego i projektem zaleceń przekazywany jest Prezydentowi Miasta Płocka.

§ 13

Kontrolowany, w terminie ustalonym z kontrolującymi, obowiązany jest złożyć pisemną informację z wykonania zaleceń.

§ 14

1.Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
2.Zarządzenie traci moc obowiązującą z chwilą wejścia w życie Regulaminu Kontroli Wewnętrznej Urzędu Miasta Płocka.

Katalogi zarządzeń: